Dijitalleştirilen evrak ölçüsünün yaklaşık 6 milyon 120 bin sayfaya, projelerin de 565 bin metreye ulaştığını belirten Lider Yıldız Ünsal “Bu sistem sayesinde halkımıza daha süratli, inançlı ve tasarruflu halde hizmet veriyoruz” dedi.  

Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü çatısı altında yürütülen çalışmalar kapsamında 13 müdürlüğe ilişkin resmi evrak ve evraklar dijital ortamda inançlı halde saklanıyor. Sistem kapsamında bugüne kadar yaklaşık 6 milyon 120 bin sayfa evrak ve 565 bin metre proje taranıp dijitalleştirilerek Arşiv İdare Sistemi’ne (AYS) aktarıldı.

DAHA SÜRATLİ VE AKTİF HİZMET

Örnekköy Şantiye Tesisleri içinde faaliyetlerini sürdüren Arşiv Müdürlüğü’nün Karşıyaka Belediyesi Ana Hizmet Binası’nda da bir çalışma ofisi bulunuyor. Vatandaşlar gereksinim duydukları resmi evrak ve evrakları bu ofisten temin edebiliyor. Şayet kelam konusu evrak dijitalleştirilmiş ise vatandaşa flash bellek, CD yahut mail aracılığıyla iletiliyor. Evrak dijital ortama aktarılmamış olsa bile süratli bir halde transferi sağlanıp tekrar birebir kanallar aracılığıyla müracaat sahibine teslim ediliyor. Böylelikle vatandaşlar daha evvelden randevu sistemi ile aldıkları hizmete süratli ve daha kolay bir biçimde ulaşabiliyor. Ayrıyeten, Arşiv Müdürlüğü’nün ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde sürdürülüyor. Altyapısı hazırlanan çalışmalar kapsamında e-ekspertiz hizmetinin de en kısa müddette hayata geçirilmesi planlanıyor.

ZAMAN, İŞ GÜCÜ VE MATERYAL TASARRUFU

Karşıyaka Belediyesi, dijital arşivinin kapsamı prestijiyle İzmir’de lokal idareler ortasında öncü pozisyonda bulunuyor. Sistem sayesinde, dokümanların fizikî arşivde aranması ile doğacak vakit ve iş gücü kaybı ortadan kaldırılıyor. Yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan evrakların belge bütünlüğü ve içerik yepyeniliği de korunmuş oluyor. Fotokopi, kağıt ve kartuş üzere masraflardan tasarruf edilerek hem etraf ve iktisada hem de Karşıyaka’nın karbon salınımının azaltılmasına ve iklim krizi ile çabaya katkı sağlanıyor.

“KURUMSAL BELLEĞİMİZİ KORUYORUZ”

Kurumsal arşivin dijitalleştirilmesi ve ek hizmetlerin sunulması için çalışmaya devam ettiklerini belirten Karşıyaka Belediye Başkanı Yıldız Ünsal, “Dijital arşivimizle kurumsal belleğimizi daha tasarruflu bir halde koruyor ve geleceğe aktarıyoruz. Fizikî arşivimize ek olarak oluşturduğumuz dijital arşiv sayesinde evraklara kısa müddette ulaşabiliyor, evrak deformasyonunu engelliyor, evrakları daimi olarak koruyor ve kaybolmasının önüne geçiyoruz. Vatandaşlarımıza daha süratli, faal ve inançlı bir biçimde hizmet sunmak için çalışmaya devam edeceğiz” dedi.

Kaynak: (BYZHA) Beyaz Haber Ajansı

Ankara Gündem Haber

See Full Bio